Komunikasi
Organisasi
Makalah
ini disusun untuk memenuhi tugas individu
pada mata kuliah
“Psikologi Manajemen”
Dosen Pengampu:
Rizki Intansari Nugraheni
Disusun
Oleh :
Sanela Isnaeni Haka
18513235
SEMESTER V
FAKULTAS PSIKOLOGI
UNIVERSITAS GUNADARMA
DEPOK
2016
KATA
PENGANTAR
Puji
syukur saya panjatkan kepada Tuhan
Yang Maha Esa yang telah melimpahkan segala rahmat-Nya kepada saya, sehingga saya dapat menyelesaikan
makalah ini tanpa suatu halangan apapun.
Makalah
ini dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah “Psikologi Manajemen” yang diberikan oleh
dosen pengampu.
Ucapan
terima kasih saya
sampaikan untuk keluarga saya
dan rekan-rekan sekalian yang telah memberikan dorongan moril kepada saya,
sehingga makalah Komunikasi Organisasi ini dapat saya selesaikan.
Meskipun
demikian saya
menyadari bahwa makalah saya
masih jauh dari sempurna, oleh karena itu saya
mengarapkan kritik dan saran yang bersifat membangun guna menyempurnak makalah
ini.
Demikian
sepatah dari saya,
semoga makalah ini bermanfaat untuk penulis pada khususnya dan bagi pembaca pada umumnya
Jakarta, Januari 2016
Penulis
DAFTAR ISI
LEMBAR JUDUL........................................................................................... i
KATA PENGANTAR.................................................................................... ii
DAFTAR ISI................................................................................................... iii
BAB I PENDAHULUAN............................................................................... 1
A. LATAR
BELAKANG.................................................................... 1
B. PEMBATASAN
DAN RUMUSAN MASALAH......................... 1
C. TUJUAN
PENULISAN................................................................. 1
BAB II PEMBAHASAN................................................................................. 3
A. DEFINISI KOMUNIKASI ORGANISASI.................................. 3
B. PROSES KOMUNIKASI.............................................................. 4
C. BENTUK KOMUNIKASI ORGANISASI................................... 4
D. KLASIFIKASI KOMUNIKASI ORGANISASI YANG DI TINJAU DARI
BERBAGAI SEGI 6
E. DIMENSI-DIMENSI KOMUNIKASI ORGANISASI............... 6
F. FUNGSI KOMUNIKASI ORGANISASI.................................... 7
G. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KOMUNIKASI ORGANISASI 8
H. HAMBATAN-HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI ORGANISASI 9
BAB III PENUTUP....................................................................................... 12
A. KESIMPULAN............................................................................. 12
SUMBER
REFERENSI
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Di
dalam kehidupan seseorang tidak akan terlepas dari yang namanya komunikasi.
Lebih lagi komunikasi dalam organisasi yang mana di dalamnya ada atasan dan
bawahan. Komunikasi yang dilakukan oleh atasan dan bawahan dalam ruang lingkup
organisasi akan memberikan berbagai efektifitas komunikasi itu sendiri .
Komunikasi
dalam organisasi sangat dibutuhkan agar dalam organisasi dapat mencapai tujuan
yang diinginkan oleh setiap anggota dalam organisasi. Setiap komunikasi dalam
organisasi biasanya dimanfaatkan untuk saling berbagi dan mencari tahu apa yang
dibutuhkan dalam organisasi serta apa kekurangan dalam organisasi tersebut.
Dari sinilah kita akan mempelajari bagaimana cara berkomunikasi dalam
organisasi.
B.
Rumusan Masalah
1.
Apa definisi
komunikasi organisasi?
2.
Bagaimana proses
komunikasi?
3.
Apa bentuk
komunikasi organisasi?
4.
Klasifikasi apa
saja dalam komunikasi organisasi yang ditinjau dalam berbagai segi?
5.
Apa saja dimensi-dimensi
komunikasi organisasi?
6.
Apa fungsi
komunikasi organisasi?
7.
Apa saja
faktor-faktor yang mempengaruhi komunikasi organisasi?
8.
Apa saja
hambatan-hambatan dalam komunikasi organisasi?
C.
Tujuan Penulisan
Tujuan dari
dilakukannya penulisan makalah ini selain sebagai tugas softskill, Fakultas Psikologi Universitas Gunadarma Depok, Jurusan Psikologi. Adapun tujuan dari penulisan itu:
1.
Untuk mengatahui definisi
dari komunikasi organisasi
2.
Untuk mengatahui
bagaimana proses dari komunikasi organisasi
3.
Untuk mengatahui
bentuk dari komunikasi organisasi
4.
Untuk mengatahui
klasifikasi dalam komunikasi organisasi yang dibagi dalam berbagai segi
5.
Untuk mengatahui
dimensi-dimensi komunikasi organisasi
6.
Untuk mengatahui
fungsi komunikasi organisasi
7.
Untuk mengatahui
faktor-faktor yang mempengarahui komunikasi organisasi
8.
Untuk mengatahui
hambatan-hambatan dalam komunikasi organisasi
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Definisi Komunikasi Organisasi
Secara umum, definisi komunikasi organisasi adalah hubungan
timbal balik antara individu dalam konteks organisasi, di mana terdapat
jaringan pesan antara satu dengan yang lain, serta adanya salng kebergantungan
antara anggota organisasi tersebut.
Komunikasi organisasi tersebut biasanya mencakup
pembahasan mengenai struktur dan fungsi organisai, hubungan antar manusia,
komunikasi dan proses pengorganisasian serta perilaku dan budaya dalam sebuah
organisasi. Secara spesifik, komunikasi organisasi meliputi arus pesan dalam
suatu jaringan organisasi baik vertikal maupun horizontal, dengan sifat
komunikasi saling ketergantungan.
Beikut beberapa definisi komunikasi organisasi menurut
pakar komunikasi organisasi:
·
Frank Jefkinse
mengatakan bahwa komunikasi organisasi terdiri atas semua bentuk-bentuk
komunikasi yang direncanakan, ke arah luar dan ke arah dalam, antara sebuah
organisasi dan publiknya karena tujuan dari pencapaian sasaran tertentu
mengenai pemahaman
·
Pace dan Feules
mengatakan bahwa komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai penunjukan
dan penafsiran suatu pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian
dari suatu organisasi tertentu
·
Wiryanto mengatakan
bahwa komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan
organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi.
Komunikasi formal adalah komunikasi yang di setujui oleh organisasi itu sendiri
dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di
dalam organisasi, produktivitas, dan berbgai perkerjaan yang harus dilakukan
dalam organisasi
·
Katz dan Khan
mengatakan jika komunikasi organisasi itu merupakan arus informasi, pertukaran
informasi, dan pemindahan arti di dalam suatu organisasi
B.
Proses Komunikasi
Sistem komunikasi organisasi mencerminkan berbagai macam
individu dengan latar belakang, pendidikan, kepercayaan, kebudayaan, keadaan
kejiwaan, dan kebutuhan yang berbeda-beda. Model komunikasi antar pribadi
menunjukkan tiga unsur esensi komunikasi yaitu pengirim, berita dan penerima.
Bila salah satu unsur hilang, komunikasi tidak dapat berlangsung. Model proses
komunikasi yang lebih terperinci, dengan unsur-unsur penting yang terlihat
dalam komunikasi antara dan di antara para anggota organisasi, yaitu :
1.
Sumber (source)
2.
Pengubahan berita
ke dalam sandi/ kode (encoding)
3.
Pengiriman berita
(transmitting the message)
4.
Penerimaan berita
5.
Pengartian atau
penerjemahan kembali berita (decoding)
6.
Umpan balik
(feedback)
C.
Bentuk Komunikasi Organisasi
1. Komunikasi vertikal
Bentuk
komunikasi ini merupakan bentuk komunikasi yang terjadi dari atas ke bawah dan
sebaliknya. Artinya komunikasi yang disampaikan pimpinan kepada bawahan, dan
dari bawahan kepada pimpinan secara imbale balik. Fungsi komunikasi ke bawah digunakan pimpinan untuk:
a. Melaksanakan kebijaksanaan, prosedur kerja, peraturan, instruksi, mengenai
pelaksanaan kerja bawahan.
b. Menyampaikan pengarahan doktrinasi, evaluasi, teguran.
c. Memberikan informasi mengenai tujuan organisasi, kebijaksanaan-kebijaksaan
organisasi, insentif.
Seorang pimpinan harus lebih memperhatikan
komunikasi dengan bawahannya, dan memahami cara-cara mengambil kebijaksanaan,
terhadap bawahannya. Keberhasilan
organisasi dilandasi oleh perencanaan yang tepat, dan seorang pimpinan
organisasi yang memiliki jiwa kepemimpinan. Kedua hal terseut merupakan modal
utama untuk kemajuan organisasi yang dipimpinnya. Fungsi komunikasi ke atas digunakan untuk:
a. Memberikan pengertian mengenai laporan prestasi kerja, saran, usulan,
opini, permohonan bantuan, dan keluhan.
b. Memperoleh informasi dari bawahan mengenai kegiatan dan pelaksanaan
pekerjaan bawahan dari tingkat yang lebih rendah.
Bawahan tentulah berharap agar ide, saran,
pendapat, tanggapan maupun kritikannya dapat diterima dengan lapang dada, dan
hati terbuka oleh pimpinan.
2. Komunikasi horizontal
Bentuk komunikasi secara mendatar, diantara sesama karyawan dsbnya.
Komunikasi horizontal sering kali berlangsung tidak formal. Komunikasi horizontal atau lateral, yaitu komunikasi
antara sesama seperti dari karyawan kepada karyawan, manajer kepada manajer.
Pesan dalam komunikasi ini bisa mengalir di bagian yang sama di dalam
organisasi atau mengalir antarbagian. Komunikasi lateral ini memperlancar
pertukaran pengetahuan, pengalaman, metode, dan masalah. Hal ini membantu organisasi
untuk menghindari beberapa masalah dan memecahkan yang lainnya, serta membangun
semangat kerja dan kepuasan kerja.
3. Komunikasi diagonal
Bentuk
komunikasi ini sering disebut juga komunikasi silang. Berlangsung dari
seseorang kepada orang lain dalam posisi yang berbeda. Dalam arti pihak yang
satu tidak berada pada jalur struktur yang lain. Fungsi komunikasi diagonal
digunakan oleh dua pihak yang mempunyai level berbeda tetapi tidak mempunyai
wewenang langsung kepada pihak lain.
D.
Klasifikasi Komunikasi Organisasi yang Di Tinjau Dari
Beberapa Segi:
1.
Segi Sifat:
a.
Komunikasi lisan,
komunikasi yang berlangsung secara lisan/ berbicara. Contoh: pada saat
presentasi dan berbicara pada rekan organisasi
b.
Komunikasi
tertulis, komunikasi yang dilakukan melalui tulisan. Contoh: Email
c.
Komuniaksi Verbal,
komunikasi yang dibicarakan atau diungkapkan
d.
Komunikasi
non-verbal, komunikasi yang tidak bicaran secara langsung (tersirat)
2.
Segi Lawannya:
a.
Komunikasi Satu
Lawan Satu, berbicara dengan lawan bicara yang sama banyaknya. Contoh:
berbicara melalui telepon
b.
Komunikasi Satu
Lawan Banyak, (kelompok) berbicara antara satu orang dengan suatu kelompok.
c.
Kelompok Lawan
Kelompok, berbicara antara suatu kelompok dengan kelompok lain.
3.
Segi Keresmiannya:
a.
Komunikasi Formal,
komunikasi yang berlangsung resmi
contoh:
rapat
b.
Komunikasi
Informal, komunikasi yang tidak resmi
contoh
: berbicara dengan teman
E.
Dimensi-Dimensi Komunikasi Organisasi
1.
Komunikasi
internal.
Komunikasi
internal organisasi adalah proses penyampaian pesan antara anggota-anggota
organisasi yang terjadi untuk kepentingan organisasi, seperti komunikasi antara
pimpinan dengan bawahan, antara sesama bawahan, dsb. Proses komunikasi internal
ini bisa berujud komunikasi antarpribadi ataupun komunikasi kelompok. Juga
komunikasi bisa merupakan proses komunikasi primer maupun sekunder (menggunakan
media massa). Komunikasi internal ini lazim dibedakan menjadi dua, yaitu: Komunikasi
vertikal dan komunikasi horizontal.
2.
Komunikasi
eksternal.
Komunikasi
eksternal organisasi adalah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan
khalayak di luar organisasi. Pada organisasi besar, komunikasi ini lebih banyak
dilakukan oleh kepala hubungan masyarakat dari pada pimpinan sendiri. Yang
dilakukan sendiri oleh pimpinan hanyalah terbatas pada hal-hal yang ianggap
sangat penting saja. Komunikasi eksternal terdiri dari jalur secara timbal
balik:
a.
Komunikasi dari
organisasi kepada khalayak. Komunikasi ini dilaksanakan umumnya bersifat
informatif, yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa memiliki
keterlibatan, setidaknya ada hubungan batin. Komunikasi ini dapat melalui
berbagai bentuk, seperti: majalah organisasi; press release; artikel surat
kabar atau majalah; pidato radio; film dokumenter; brosur; leaflet; poster;
konferensi pers.
Komunikasi dari khalayak kepada organisasi. Komunikasi
dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari
kegiatan dan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi.
F.
Fungsi Komunikasi Komunikasi Organisasi
Conrad (dalam Tubbs dan Moss, 2005) mengidentifikasikan
tiga komunikasi organisasi sebagai berikut:
1.
Fungsi perintah
berkenaan dengan angota-anggota organisasi mempunyai hak dan kewajiban
membicarakan, menerima, menafsirkan dan bertindak atas suatu perintah. Tujuan
dari fungsi perintah adalah koordinasi diantara sejumlah anggota yang
bergantung dalam organisasi tersebut.
2.
Fungsi relasional
berkenaan dengan komunikasi memperbolehkan anggota-anggota menciptakan dan
mempertahankan bisnis produktif hubungan personal dengan anggota organisasi
lain. Hubungan dalam pekerjaan mempengaruhi kenirja pekerjaan (job performance)
dalam berbagai cara. Misal: kepuasan kerja; aliran komunikasi ke bawah maupun
ke atas dalam hirarkhi organisasional, dan tingkat pelaksanaan perintah.
Pentingnya dalam hubungan antarpersona yang baik lebih terasa dalam pekerjaan
ketika anda merasa bahwa banyak hubungan yang perlu dlakukan tidak anda pilih,
tetapi diharuskan oleh lingkungan organisasi, sehingga hubungan menjadi kurang
stabil, lebih memacu konflik, kurang ditaati, dsb.
3.
Fungsi manajemen
ambigu berkenaan dengan pilihan dalam situasi organisasi sering dibuat dalam
keadaan yang sangat ambigu. Misal: motivasi berganda muncul karena pilihan yang
diambil akan mempengaruhi rekan kerja dan organisasi, demikian juga diri
sendiri; tujuan organisasi tidak jelas dan konteks yang mengharuskan adanya
pilihan tersebut adanya pilihan tersebut mungkin tidak jelas. Komunikasi adalah
alat untuk mengatasi dan mengurangi ketidakjelasan (ambiguity) yang melekat dalam
organisasi. Anggota berbicara satu dengan lainnya untuk membangun lingkungan
dan memahami situasi baru, yang membutuhkan perolehan informasi bersama.
G.
Faktor Yang Mempengarhui Komunikasi Organisasi
1. Pengetahuan
tentang komunikasi dan keterampilan
berkomunikasi.
Yang dimaksudkan adalah
penguasaan bahasa dan keterampiIan mempergunakan bahasa; keterampilan
mempergunakan media komunikasi untuk mempermudah proses pengertian pada
resipiens; kemampuan untuk mengenal dan menganalisis situasi pendengar sehingga
dapat memberikan sesuatu yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Di samping itu
jenis hubungan antara komunikator dan resipiens dapat juga mempengaruhi
efektivitas proses komunikasi.
2. Sikap
komunikator
Sikap komunikator
seperti agresif (menyerang) atau cepat membela diri, sikap yang mantap dan
meyakinkan; sikap rendah hati, rela mendengar dan menerima anjuran dapat
memberi dampak yang besar dalam proses komunikasi retoris.
3. Pengetahuan
umum
Demi efektivitas dalam
komunikasi retoris, komunikator se-baiknya memiliki pengetahuan umum yang luas,
karena dengan begitu dia dapat mengenal dan menyelami situasi pendengar dan
dapat mengerti mereka secara lebih baik. Dia harus mengetahui dan menguasai
bahan yang dibeberkan secara mendalam, teliti dan tepat. Dia juga hendaknya
mengetahui dan mengerti hal-hal praktis dari kehidupan harian para
pendengarnya, supaya dapat menyampaikan sesuatu yang mampu menggugah hati
mereka.
4. Sistem
social
Setiap komunikator
berada dan hidup di dalam sistem masyarakat tertentu. Posisi, pangkat atau
jahatan yang dimiliki komunikator di dalam masyarakat sangat mempengaruhi
efektivitas komunikasi retoris (misalnya: sebagai pemimpin atau bawahan;
sebagai orang yang berpengaruh atau tidak).
5. Sistem
kebudayaan
Di samping sistem
sosial, sistem kebudayaan yang dimiliki se-orang komunikator juga dapat
mempengaruhi efektivitas komunikasi retoris. Tingkah laku, tata adab dan
pandangan hidup yang diwarisinya dari suatu kebudayaan tertentu akan juga
mempengaruhi efektivitas dalam proses komunikasi retoris dengan manusia lain.
H.
Hambatan-Hambatan dalam Komunikasi Organisasi
Komunikasi adalah vital, tetapi komunikasi sering tidak
efektif dengan adanya kekuatan-kekuatan dari luar yang menghambatnya. Berikut
ini akan dibahas hambatan-hambatan terhadap komunikasi yang efektif tersebut,
dengan dikelompokkan sebagai:
1.
Hambatan-hambatan
Organisasional
Ada tiga hambatan organisasional, yaitu:
a.
Tingkatan hirarki.
Bila suatu
organisasi tumbuh, strukturnya berkembang, akan menimbulkan berbagai masalah
komunikasi. Berita yang mengalir ke atas atau ke bawah tingkatan-tingkatan
organisasi akan melalui beberapa “filter”, dengan persepsi, motif, kebutuhan
dan hubungannya sendiri. Setiap
tingkatan dalam rantai komunikasi dapat menambah, mengurangi, merubah,
atau sama sekali berbeda dengan berita aslinya.
b.
Wewenang Manajerial
Tanpa wewenang
untuk membuat keputusan tidak mungkin manajer dapat mencapai tujuan dengan
efektif. Banyak atasan merasa bahwa mereka tidak dapat sepenuhnya menerima
berbagai masalah, kondisi, atau hasil yang dapat membuat mereka tampak lemah.
Sebaliknya, banyak bawahan menghindari situasi dimana mereka harus
mengungkapkan informasi yang dapat membuat mereka dalam kdudukan yang tidak
menguntungkan. Sebagai hasilnya ada kesenjangan “leveling” antara atasan dan
bawahan.
c.
Spesialisasi
Meskipun
spesialisasi adalah prinsip dasar organisasi, tetapi juga menciptakan
masalah-masalah komunikasi, di mana hal ini cenderung memisahkan orang-orang,
bahkan bila mereka bekerja saling berdekatan. Akibatnya dapat menghalangi perasaan
memasyarakat, membuat sulit memahami, dan mendorong terjadinya
kesalahan-kesalahan.
2.
Hambatan-hambatan
Antar Pribadi
Manajer masih akan
menghadapi kemungkinan bahwa berita-berita yang mereka kirim akan berubah atau
menyimpang, bahkan bila hambatan-hambatan komunikasi organisasional tidak ada.
Manajer perlu memperhatikan hambatan-hambatan antar pribadi seperti:
a.
Persepsi selektif
Persepsi adalah
suatu proses yang menyeluruh dengan mana seseorang menseleksi,
mengorganisasikan, dan mengartikan segala sesuatu di lingkungannya. Segera
setelah seseorang menerima sesuatu, akan mengorganisasikan menjadi berbagai
tipe informasi yang berarti. Seorang karyawan menjadi “defensif” secara
otomatis bila dipanggil atasannya.
b.
Status komunikator.
Hambatan utama
komunikasi lainnya adalah kecenderungan untuk menilai, mempertimbangkan dan
membentuk pendapat atas dasar karakteristik-karakteristik pengirim (sumber),
terutama kredibilitasnya. Kredibilitas didasarkan “keahlian” seseorang dalam
bidang yang sedang dikomunikasikan dan tingkat kepercayaan seseorang bahwa
orang tersebut akan mengkomunikasikan kebenaran.
c.
Keadaan membela
diri
Perasaan pembelaan
diri pada pengirim, penerima berita atau keduanya juga menimbulkan
hambatan-hambatan komunikasi. Keadaan membela diri seseorang mengakibatkan
ekspresi wajah, gerakan tubuh, dan pembicaraan tertentu, dan sebaliknya
meningkatkan tingkat pembelaan di pihak lain. Jadi, akan timbul reaksi rantai
defensif. Keadaan ini membuat pendengar lebih berkonsentrasi pada apa yang akan
dikatakan dan bukan pada apa yang didengar.
d.
Pendengaran lemah
Manajer perlu
belajar untuk mendengar secara efektif agar mampu mengatasi hambatan ini.
Berbagai kebiasaan sehubungan dengan pendengaran lemah meliputi:
1)
mendengar hanya
permukaannya saja, dengan sedikit perhatian pada apa yang sedang dikatakan;
2)
memberikan
pengaruh, melalui baik perkataan atau tanda-tanda (seperti melihat jam, memandang
langit, menunjukkan kegelisahan);
3)
menunjukkan
tanda-tanda kejengkelan atau kebosanan terhadap bahan pembicaraan dan
4)
mendengar dengan
tidak aktif.
5)
Ketidaktepatan
penggunaan bahasa
Salah satu kesalahan terbesar yang dibuat dalam
komunikasi adalah anggapan bahwa pengertian terletak dalam “kata-kata” yang
digunakan. Di samping itu, bahasa-bahasa “non-verbal” yang tidak konsisten,
seperti nada suara, ekspresi wajah, dan sebagainya dapat menghambat komunikasi.
BAB III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Komunikasi
organisasi adalah hubungan timbal balik antara individu dalam konteks
organisasi, di mana terdapat jaringan pesan antara satu dengan yang lain, serta
adanya salng kebergantungan antara anggota organisasi tersebut. Dalam komunikasi
organisasi dapat dibedakan menjadi komunikasi vertikal, horizontal, dan
diagonal. Dalam komunikasi organisasi terdapat fungsi komunikasi diantaranya
fungsi perintah, fungsi relasional, fungsi manajemen. Terdapat beberapa faktor
yang dapat mempengaruhui komunikasi organisasi diantaranya faktor pengatahuan
dan keterampilan dalam berkomunikasi, selain itu terdapat hambatan-hambatan
yang terjadi dalam komunikasi organisasi dikarenakan adanya kekuatan-kekuatan
dari luar yang menghambatnya
SUMBER REFERNSI
